Nova norma do Ajuste SINIEF padroniza o tempo de armazenamento de documentos fiscais eletr\u00f4nicos em todo o pa\u00eds.
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Foi publicado o Ajuste SINIEF n\u00ba 2, de 11 de abril de 2025, que altera o prazo m\u00ednimo de guarda dos arquivos\u00a0XML<\/a>\u00a0(Extensible Markup Language) dos documentos fiscais eletr\u00f4nicos para 132 meses, o equivalente a 11 anos. A nova exig\u00eancia entra em vigor em 1\u00ba de maio de 2025 e padroniza esse prazo em \u00e2mbito nacional.<\/p>\n\n\n\n A obrigatoriedade de reten\u00e7\u00e3o por 11 anos abrange os seguintes documentos fiscais eletr\u00f4nicos:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Cada unidade federada poder\u00e1 definir a tecnologia e o meio de armazenamento dos arquivos, o que refor\u00e7a a necessidade de aten\u00e7\u00e3o \u00e0s legisla\u00e7\u00f5es locais complementares.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante destacar que esse novo prazo n\u00e3o altera a prescri\u00e7\u00e3o tribut\u00e1ria prevista no artigo 174 do C\u00f3digo Tribut\u00e1rio Nacional (CTN), que permanece em cinco anos. Ou seja, os 11 anos se aplicam exclusivamente \u00e0 guarda dos documentos fiscais eletr\u00f4nicos, e n\u00e3o ao prazo de exig\u00eancia de cr\u00e9ditos tribut\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n A medida visa ampliar a seguran\u00e7a jur\u00eddica e o controle fiscal, garantindo maior acessibilidade \u00e0s informa\u00e7\u00f5es pelos \u00f3rg\u00e3os fazend\u00e1rios e facilitando futuras fiscaliza\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Como garantir a guarda adequada dos arquivos XML por 11 anos<\/strong><\/p>\n\n\n\n Com o novo prazo de reten\u00e7\u00e3o de documentos fiscais eletr\u00f4nicos, os contribuintes devem adotar pr\u00e1ticas e ferramentas que assegurem a conserva\u00e7\u00e3o, integridade e acessibilidade dos arquivos XML durante todo o per\u00edodo exigido. Veja como se preparar:<\/p>\n\n\n\n 1. Crie um sistema de organiza\u00e7\u00e3o digital padronizado<\/strong><\/p>\n\n\n\n 2. Realize backups peri\u00f3dicos e autom\u00e1ticos<\/strong><\/p>\n\n\n\n 3. Utilize solu\u00e7\u00f5es espec\u00edficas para gest\u00e3o de documentos fiscais<\/strong><\/p>\n\n\n\n Existem no mercado softwares especializados em armazenamento, gest\u00e3o e consulta de documentos fiscais eletr\u00f4nicos (DF-e), que atendem \u00e0s exig\u00eancias legais e facilitam o dia a dia da\u00a0contabilidade<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Essas plataformas oferecem recursos como importa\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica de XMLs da SEFAZ, controle de validade e status de documentos, e seguran\u00e7a contra perdas e invas\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n 4. Aten\u00e7\u00e3o \u00e0 legisla\u00e7\u00e3o estadual<\/strong><\/p>\n\n\n\n Embora o prazo seja unificado nacionalmente, cada estado poder\u00e1 definir o formato de armazenamento, como uso de m\u00eddias espec\u00edficas ou integra\u00e7\u00f5es com portais estaduais. Fique atento \u00e0s atualiza\u00e7\u00f5es da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.<\/p>\n\n\n\n 5. Responsabilidade do contribuinte<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante lembrar que a responsabilidade pela guarda dos documentos \u00e9 do emitente e do destinat\u00e1rio, conforme a legisla\u00e7\u00e3o fiscal vigente. Isso significa que mesmo quando o fornecedor disponibiliza o XML, o recebedor deve salv\u00e1-lo e armazen\u00e1-lo de forma adequada.<\/p>\n\n\n\n\n
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